Microsoft Excel đã được phát hành hơn ba mươi năm trước, nhưng nó vẫn là một trong những ứng dụng hữu ích nhất trên thị trường. Nó nợ phổ biến lâu dài của nó với một số lượng lớn các tính năng cho phép người dùng phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Kể từ khi Excel ra mắt, nhiều đối thủ cạnh tranh đã không thành công cố gắng thay thế nó như là công cụ được lựa chọn để phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, Excel vẫn trị vì tối cao.
Bởi vì các bảng tính rất phổ biến – và hữu ích – nhiều công ty thực hiện các cuộc phỏng vấn Excel trước khi mở rộng cung cấp công việc. Điều này giúp đảm bảo rằng người nộp đơn xin việc đủ điều kiện – và thoải mái khi sử dụng Excel trong công việc.
Nếu bạn có một cuộc phỏng vấn Excel sắp tới, bạn có thể tự hỏi bạn có thể nhận được những câu hỏi nào. Các nhà tuyển dụng thường mơ hồ về chi tiết, và có thể đáng sợ khi bước vào một cuộc trò chuyện như thế này.

Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn hoàn thành bài phỏng vấn:

1. Các cách định dạng dữ liệu cơ bản trong excel là gì?

     Điều đầu tiên mà các bạn cần biết là trong excel bao gồm 3 kiểu dữ liệu là số, ký tự và ngày tháng. Ứng với mỗi kiểu dữ liệu khác nhau sẽ có cách định dạng khác nhau trong ô. Ví dụ: nếu giá trị là số hoặc ngày tháng thì sẽ tự động canh lề phải, nếu giá trị là ký tự thì sẽ tự động canh lề trái trong ô. Các bạn cần biết điều này để kiểm tra dữ liệu khi nhập, tránh trường hợp nhập sai dữ liệu, việc nhập sai dữ liệu sẽ kéo theo nhiều sai sót từ cơ bản đến trầm trọng.

     Trong quá trình thực hiện bảng tính các bạn cần phải thực hiện các thao tác kết hợp ô, xuống dòng và canh giữa chữ trong ô.

a) Thao tác kết hợp ô – Chức năng Merge & Center

     Trong excel dữ liệu sẽ được bố trí theo hàng và cột, do đó nếu muốn kết hợp nhiều ô lại thành một thì cần phải sử dụng chức năng Merge Cells. Để thực hiện chức năng này, các bạn chỉ việc quét chọn các ô cần kết hợp (1) -> Vào thẻ Home (2) -> Chọn Nhóm Alignment -> Chọn nút Merge & Center (3).

     Sau khi chọn xong, thì các ô các bạn chọn sẽ kết hợp lại thành một và tất cả dữ liệu bên trong sẽ được canh giữa của vùng đó, do vậy nếu không muốn canh giữa thì các bạn có thể canh chỉnh lại tại nhóm Alignment trong thẻ Home.

b) Thao tác tự động xuống dòng khi không đủ ô – Chức năng Wrap Text

     Trong excel nếu dữ liệu trong ô bạn nhập nhiều và kích thước của các ô không đủ để chứa dữ liệu đó thì chương trình sẽ tự động đưa dữ liệu trong ô đó xuống dòng cho các bạn, và điều đặc biệt hơn nữa là nếu bạn kéo giản ô dữ liệu đã chọn chức năng Wrap text thì dữ liệu sẽ tự động nhảy lên hàng trên nếu đủ kích thước.

     Để thực hiện chức năng này, các bạn chọn các ô muốn hiệu chỉnh -> Thẻ Home -> Nhóm Alignment -> Chọn nút Wrap text

     Ngoài chức năng tự động xuống dòng khi hết ô, các bạn còn có thể xuống dòng tại những vị trí mong muốn bằng cách sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter tại vị trí xuống dòng. Bạn muốn xuống dòng tại vị trí nào thì đặt con nháy tại vị trí đó và nhấn tổ hợp Alt + Enter

c) Canh dữ liệu nằm giữa các ô mà không cần phải Merge & Center – Chức năng Center Across Selection

     Một số trường hợp đặc biệt bạn cần phải canh giữa các ô mà không cần phải thực hiện chức năng Merge & Center, ví dụ như bạn đang cần viết tiêu đề của bảng tính nào đó nhưng bạn không muốn kết hợp các ô lại để làm tiêu đề, hoặc bạn cần canh chỉnh vị trí giữa của chữ ký giám đốc.

     Để thực hiện chức năng này, các bạn quét tất cả các ô mà bạn muốn dữ liệu canh giữa -> Nhấp chuột phải -> Chọn Format Cells (1) -> Chọn thẻ Alignment (2) -> Trong hộp thoại Horizontal bạn chọn chức năng: Center Across Selection (3) -> Chọn OK (4). Sau khi chọn xong chức năng này thì dữ liệu sẽ mặc định nằm giữa các ô các bạn đã quét chọn mà không kết hợp các ô đó, tuy nhiên dữ liệu của bạn vẫn nằm ở ô đầu tiên của nhóm ô mà bạn vừa quét.

2. Tô màu có điều kiện – Chức năng Conditional Formating sử dụng như nào?

     Chức năng tô màu có điều kiện này rất hữu ích cho các bạn khi thực hiện với bảng tính lớn, chức năng này có thể đánh dấu được dữ liệu theo nhiều yêu cầu khác nhau. Khi dữ liệu trong bảng tính mà đúng điều kiện thì excel tự động tô màu dữ liệu mà các bạn đã cài đặt sẵn, điều này dễ dàng giúp cho các bạn tìm thấy ngay dữ liệu mong muốn.

     Để thực hiện được chức năng Conditional Formating này các bạn thực hiện theo từng bước sau. 

     Bước 1: Bạn tiến hành quét toàn bộ bảng dữ liệu (1) (lưu ý chỉ quét phần dữ liệu, không quét dòng tiêu đề của các cột) -> Vào thẻ Home (2) -> Chọn nút Conditional Formating (3) -> Chọn New Rule (4).

     Bước 2: Bạn chọn chức năng Use a formula to detemine which cells to format (1) -> Bạn tiến hành nhập công thức điều kiện vào tại vị trí số 2 ( lưu ý: công thức bắt đầu bằng dấu bằng, điều kiện luôn đặt cho ô đầu tiên của cột điều kiện, và địa chỉ của ô điều kiện luôn là cố định cột không cố định hàng, Ví dụ: =$D3>500) -> Chọn nút Format (3) -> Chọn thẻ Fill (4) -> Chọn màu nền mà bạn muốn tô (5) -> Chọn OK (6).

     Sau khi thực hiện xong bạn nhận được kết quả như hình dưới, tất cả những đối tượng nào có số lượng >500 sẽ được tô màu nền đỏ.

3. Sử dụng hàm Subtotal để thống kê ?

     Trong quá trình thực hiện trang tính excel, rất nhiều lần bạn phải thực hiện việc lọc dữ liệu theo từng cột giá trị, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến công thức thống kê đơn của bạn. Ví dụ, trong toàn bộ bảng tính bạn đang sử dụng hàm SUM để tính tổng số lượng các mặt hàng, nhưng khi bạn thực hiện chức năng ẩn vài dòng dữ liệu thì tại dòng tính tổng số lượng vẫn không thay đổi, tuy nhiên mong muốn của bạn là giá trị tổng phải thay đổi để chỉ tính được những dòng hiển thị mà thôi, những dòng bị ẩn sẽ không được tính trong giá trị tổng.

     Để thực hiện được chức năng này, các bạn cần phải thay đổi những hàm thống kê SUM hoặc COUNT bằng hàm SUBTOTAL.

  Cú pháp hàm:  SUBTOTAL(Mã ký hiệu của hàm, Vùng cần tính)

Trong đó:

+ Mã ký hiệu vùng:

  • 101: hàm AVERAGE    – Hàm tính giá trị trung bình
  • 102: hàm COUNT        – Hàm đếm các ô chứa giá trị số
  • 103: hàm COUNTA      – Hàm đếm các ô chứa số và ký tự
  • 104: hàm MAX             – Hàm tìm giá trị lớn nhất
  • 105: hàm MIN              – Hàm tìm giá trị nhỏ nhất
  • 109: hàm SUM            – Hàm tính tổng

+ Vùng cần tính: quét vùng cần tính

    Ví dụ: Trong bảng tính sau khi đã ẩn đi hàng 5, 7 và 10 thì ô tổng cộng bằng hàm SUBTOTAL sẽ tự động cập nhật chỉ tính cho những ô đang hiển thị. Còn nếu bạn sử dụng công thức SUM thì cho dù có ẩn các hàng 5,7 và 10 thì giá trị tổng vẫn không thay đổi.

4. Thực hiện việc in ấn dữ liệu excel lớn như nào?

     Khi các bạn hoàn thành xong bảng tính, các bạn cần phải in bảng tính ra giấy, đây cũng là một điều gây không ít khó khăn cho các bạn khi mới lần đầu thực hiện công việc này. Để in được trang tính excel có nhiều cột và nhiều hàng thì không phải là điều đơn giản.

     Nguyên tắc chung cho vấn đề in ấn là các bạn làm sao cho dữ liệu của trang tính nằm hoàn toàn trong vùng in để có thể hiển thị đầy đủ dữ liệu trên trang giấy mà không bị mất cột dữ liệu nào. Như vậy, các bạn cần thực hiện lần lượt các bước sau đến khi nào dữ liệu nằm trọn vẹn trong vùng in thì mới bấm lệnh in.

  Bước 1: Định dạng khổ giấy và canh lề trang giấy

   Các bạn vào thẻ Page Layout -> Nhóm lệnh Page Setup -> Chọn nút Margins -> Chọn Custom Margin -> Các bạn hiệu chỉnh lề các khổ giấy:

  • Left: Canh lề trái: 0.2
  • Right: Canh lề phải: 0.2
  • Top: Canh lề trên: 0.8
  • Bottom: Canh lề dưới: 0.8

   Sau đó, các bạn chuyển sang thẻ Page để chọn khổ giấy và hướng nhìn của khổ giấy đó

  • Nhóm Orientation: chọn Portrait (khổ giấy đứng) hoặc chọn Landscape (khổ giấy nằm ngang)
  • Paper size: chọn khổ giấy mà bạn muốn in (A4 hoặc A5, …)

=> Chọn OK

  Bước 2: Định dạng cỡ chữ và kéo giảm kích thước cột.

     Cỡ chữ cũng là một trong những yếu tố làm cho các cột trong excel bị giản ra, do vậy trong excel bạn chọn font size 12 là vừa chuẩn, nhưng nếu bảng tính quá lớn thì bạn vẫn có thể giảm tối đa là cỡ 10. Các bạn không cho nhỏ quá, càng nhỏ khi in các bạn không đọc được chữ.

     Sau khi hoàn thành xong bước 1 trên sheet excel của bạn sẽ xuất hiện những đường chấm gạch, những đường chấm gạch này chính là giới hạn của khổ giấy mà các bạn cần in. Những dữ liệu nào nằm trong vùng đó sẽ là vùng được hiển thị khi in, còn những dữ liệu nằm bên ngoài sẽ không nằm được trên trang in. Do đó, sau khi hiệu chỉnh xong cỡ chữ các bạn cần phải kéo giảm kích thước của các cột tối đa sao cho vừa nhìn thấy được các chữ trong cột, không để quá lớn. Và điều quan trọng là kéo sao cho tất cả các cột phải nằm trong khung nét chấm gạch.

  Bước 3: Giảm tỷ lệ Scale

     Sau khi bạn đã hoàn thành xong bước 3 mà vẫn không thể nào đưa được dữ liệu vào trong vùng in thì các bạn cần phải thực hiện thao tác giảm tỷ lệ Scale. Việc thực hiện giảm tỷ lệ Scale sẽ làm thu nhỏ toàn bộ bảng tính theo đúng tỷ lệ mà bạn chọn, nên dễ dàng đưa dữ liệu vào khung in, tuy nhiên bạn không được giảm quá nhỏ, giới hạn thấp nhất mà bạn có thể chọn là 70%, vì nếu nhỏ hơn nữa khi in ra bạn sẽ không thấy được dữ liệu.

     Để thực hiện chức năng này các bạn vào thẻ Page Layout (1) -> Nhóm Scale to Fit  -> Giảm từ từ tỷ lệ Scale từ 100% – 70% (2).

     Các bạn cần lưu ý rằng, khi thực hiện chức năng này rất dễ bị lỗi tại các ô chứa giá trị số, khi các bạn giảm tỷ lệ này xuống nếu ô đó không đủ để chứa giá trị số thì thường chuyển sang một dãy ký tự #########, các bạn chỉ việc kéo giản cột cho những cột gặp lỗi này là được.

 Bước 4: Thực hiện lệnh in

     Sau khi đã hoàn thành 3 bước trên, toàn bộ dữ liệu đã nằm trọn trong vùng giới hạn in, bước tiếp theo là các bạn xuất lệnh in cho file excel. Để thực hiện thao tác này các bạn vào thẻ File -> Chọn Print: và bạn cần hiệu chỉnh thêm một số thuộc tính:

  • Copies (1): số bản bạn cần in 
  • Printer (2): tên máy in
  • Print Active Sheet (3): page ….. to …..: bạn in từ trang số bao nhiêu đến trang số bao nhiêu thì phải nhập vào ( Lưu ý: chức năng này bạn cần phải nhập vào để tránh lỗi in trang trắng)

Bài test tin học văn phòng khi đi phỏng vấn

=> Sau khi chọn xong 3 chức năng trên bạn hãy chọn nút Print (4)

5. Các định dạng dữ liệu quan trọng nhất được thấy trong Excel là gì và chúng được sử dụng như thế nào?

Cuộc phỏng vấn Excel của bạn có thể bắt đầu với một câu hỏi dễ dàng hơn như thế này. Nếu bạn đã dành thời gian trong Excel, bạn gần như chắc chắn đã có cơ hội thử nghiệm với các loại dữ liệu khác nhau và có thể sẽ quen thuộc với một số loại được sử dụng thường xuyên nhất:

– Số. Các số là một trong những kiểu dữ liệu thường thấy nhất trong Excel. Chúng có thể được định dạng với số vị trí thập phân tùy chỉnh và xuất hiện có hoặc không có dấu phẩy phân tách hàng nghìn chữ số. Các số có thể được cộng, trừ, chia, nhân hoặc bao gồm trong các công thức và hàm chấp nhận đầu vào số.

– Ngày. Excel có thể hiển thị ngày theo bất kỳ số cách nào, bao gồm định dạng MM / DD / YYYY kiểu Mỹ cổ điển. Ngày tháng có thể được cộng hoặc trừ bằng cách sử dụng phép cộng và trừ tiêu chuẩn, và cũng có thể được điều khiển bằng cách sử dụng một loạt các hàm dựa trên ngày tháng. Thật thú vị, ngày tháng trong Excel về mặt kỹ thuật cũng lưu trữ dưới dạng số, với mỗi ngày được biểu thị bằng số ngày trôi qua kể từ Ngày 1 tháng 1 năm 1900. Ví dụ: ngày Ngày 6 tháng 5 năm 2019 được lưu trữ trong Excel dưới dạng số 42,129, bởi vì có 42.129 ngày giữa ngày 1 tháng 1 năm 1900 và ngày 6 tháng 5 năm 2019.

– Tỷ lệ phần trăm. Các số cũng có thể được định dạng thành phần trăm, nhân số được cho trước 100 và thêm dấu phần trăm ở cuối. Ví dụ, số0,08 tương đương với tỷ lệ phần trăm số 8%.

– Dây. Văn bản được lưu trữ trong Excel ở định dạng được gọi là chuỗi. Chuỗi văn bản có thể chứa các ký tự chuẩn như chữ cái, số và dấu chấm câu; các chuỗi có thể được điều khiển thông qua các hàm thao tác văn bản như MID và ĐÚNG.
Cũng giống như trong toán học chuẩn, Excel sử dụng thứ tự các phép toán khi đánh giá các toán tử khác nhau trong thanh công thức. Bạn gần như chắc chắn sẽ nhận ra từ viết tắt PEMDAS- đó là thứ tự các hoạt động được dạy trong các lớp toán học trên toàn thế giới, và nó cũng là thứ tự mà Excel sử dụng. PEMDAS là viết tắt của:
Khi đánh giá các công thức, Excel luôn xử lý các toán tử theo thứ tự này. Nếu bạn thấy mình nhận được kết quả không mong muốn từ các công thức toán học của mình, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng dấu ngoặc đơn được sử dụng đúng cách để đạt được kết quả bạn muốn.

– Nếu bạn là người dùng Excel thường xuyên, các hàm có thể là bản chất thứ hai cho bạn. Bạn đã sử dụng SUM, TRUNG BÌNH CỘNG, và ngay cả VLOOKUP rất nhiều lần bạn thậm chí không nghĩ đến chức năng thực sự là khi bạn tạo bảng tính.

Như vậy, câu hỏi này có thể gây ngạc nhiên cho bạn – đặc biệt là vì mô tả chức năng nào có thể hơi khó nếu bạn không bao giờ nghĩ về nó.

Đây là một cách dễ dàng để làm điều đó: suy nghĩ về một chức năng như một công thức. Nó được sử dụng để kết hợp một loạt các thành phần – có thể không hương vị đặc biệt tốt riêng – vào một cái gì đó hữu ích hơn nhiều.

– Các Tên của hàm giống như tiêu đề của công thức. Nó mô tả chức năng của nó, như SUM hoặc một TRUNG BÌNH CỘNG.

Các lập luận của hàm mô tả thành phần nào đi vào nó. Các hàm riêng lẻ có thể lấy bất kỳ số lượng đối số nào, từ một đến một số vô hạn. Tất cả phụ thuộc vào chức năng.

Cuối cùng đầu ra của hàm là những gì xuất hiện ở phía bên kia: một số lượng hữu ích có thể hiển thị cho bạn dữ liệu quan trọng hoặc được sử dụng làm đầu vào cho các chức năng khác trong bảng tính của bạn.

6. Theo ý kiến ​​của bạn, một vài chức năng hữu ích nhất trong Excel là gì? Làm thế nào để bạn sử dụng chúng?

Đây là một câu hỏi khó, bởi vì nó yêu cầu bạn sử dụng bản án chủ quan của bạn thay vì trả lời khách quan. Như vậy, bạn sẽ có một loạt các vĩ độ trong phản ứng của bạn – và bạn nên có một câu trả lời được suy nghĩ cẩn thận để thể hiện cả trình độ của bạn với Excel và trải nghiệm quá khứ của bạn bằng cách sử dụng bảng tính.

Dưới đây là một số đề xuất hàng đầu của chúng tôi về các tính năng, công thức và chức năng để thảo luận:

INDEX MATCH .VLOOKUP và INDEX MATCH là hai hàm quan trọng và thường được sử dụng nhất của Excel. Như người dùng Excel kỳ cựu biết, họ được sử dụng để tra cứu các giá trị từ một bảng bên ngoài và là những phần quan trọng trong việc tự động hóa công việc của bạn với các bảng tính động. Một trong hai là ràng buộc để đi lên trong bất kỳ cuộc phỏng vấn Excel, nhưng nếu bạn nhận được câu hỏi này, chúng tôi khuyên bạn nên đưa lên INDEX MATCH. Đó là một chức năng hữu ích hơn một chút, và cũng thiếu nhiều nhược điểm của VLOOKUP, như không có khả năng chèn hàng và cột mới vào trang tính của bạn. Nếu bạn đi với hàm này, hãy phác họa cách bạn đã sử dụng nó trong quá khứ để tìm kiếm các giá trị động và điền các cột dữ liệu cần sao chép và dán theo cách thủ công.

Câu lệnh IF. NẾU tuyên bố là một yếu tố khác của kho vũ khí kỳ cựu của Excel. Đưa họ lên để cho người phỏng vấn của bạn biết rằng bạn đã tạo bảng tính nâng cao đưa ra quyết định dựa trên tiêu chí được tính trong thời gian thực.

– PivotTable . PivotTables là một công cụ cực kỳ hữu ích, và nếu bạn đang áp dụng cho một công việc đòi hỏi kiến ​​thức Excel trung cấp hoặc nâng cao, chúng chắc chắn là một tiêu chí quan trọng được sử dụng bởi người phỏng vấn của bạn. Bạn có thể đã sử dụng PivotTable cho bất kỳ số lượng nào trong quá khứ, nhưng hãy chắc chắn nhấn mạnh mức độ hữu ích của chúng khi tính toán nhanh chóng, chính xác là cần thiết dựa trên bộ dữ liệu lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng.

VLOOKUP là một trong những chức năng được sử dụng phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh, và nếu bạn có một cuộc phỏng vấn Excel, bạn gần như chắc chắn sẽ được hỏi về nó. Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn của bạn bằng cách ghi nhớ cú pháp của VLOOKUP thuộc.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *